○神奈川県警察証明事務取扱要綱の制定について
(昭和50年12月26日例規　神務発第860号)
最終改正　平成24年7月3日　例規第31号神外発第23号

　各所属長あて　本部長
　従来、警察証明の大半を占めていた交通事故に係る証明事務が、「自動車安全運転センター神奈川県事務所」に移管することに伴い、交通事故に係る事務を除外するとともに、盗難、遺失等の届出証明は、原則として法令等により証明書の提出を義務づけられているものに限定することとし、この度、神奈川県警察証明事務取扱要綱(以下「要綱」という。)を制定したから、次の事項について部下職員に徹底し、その取扱いに誤りのないようにされたい。
　おつて、次の通達は、廃止する。
1　神奈川県警察証明事務取扱要綱の制定について(昭和41年2月25日、神務発第106号)
2　警察証明事務の取扱いについて(昭和41年12月13日、神務発第773号)
3　交通事故証明の取扱いについて(昭和44年12月17日、神務発第1149号)
　記
第1　制定の趣旨
　警察証明事務の大半を占めている交通事故に係る証明発行事務が、昭和51年1月1日から「自動車安全運転センター神奈川県事務所」に移管することに伴い、交通事故証明に係る事務を除外するとともに、盗難、遺失等の届出証明は、原則として法令等により証明書の提出を義務づけられているものに限定することとし、この機会に警察証明に関する通達を整理統合し、一般的な証明事務処理の基準を定めることとした。
第2　警察証明取扱いの基本的心構え
　警察証明は、その用途によつては関係者の利害得失に多大の影響を及ぼすものであり、また不正に利用されるおそれもあるので、その取扱いについては特に慎重を期するとともに、努めて公衆の利便を図るものとする。
第3　要綱の解釈及び取扱い上の留意事項
1　取扱主務課(要綱第2条)について
　警察署における証明取扱主務課は警務課と定められているが、次の証明事項については、それぞれの課において申請の受理、審査、交付等の証明事務を処理すること。
(1)　火薬類運搬証明　生活安全課
(2)　自動車の保管場所証明　交通課
(3)　放置違反金の納付・徴収済証明　交通課
(4)　在留カード又は特別永住者証明書の紛失、盗難等の届出証明　警備課
2　証明書の発行対象(要綱第4条)について
(1)　警察証明発行対象(別表)については、証明の必要性、提出先等が確認された場合は、原則として発行するものとすること。
(2)　別表に掲げる以外の事項については、証明願の受理に際して、要綱に定める事項を厳格に解釈することとし、証明書の要求機関等との連絡を密にして取扱いに慎重を期すること。
3　証明の除外事項(要綱第5条)について
　警察証明発行対象事項であつても、証明書を発行することが一般的に不適当と認められ、その発行を拒否する場合を示したものである。
　なお、証明書の発行を拒否する場合又は証明書の発行対象事項に該当しないため、証明願を受理できない場合には、出願者に説明して納得を得るとともに、証明書の提出先、その他関係機関に電話連絡するなど、出願者の接遇について非難を受けることのないように適切な措置をとること。
(1)　「申請者に直接関係ない事項」とは、盗難等の被害者以外の者が正当な委任を受けないで申請してきた場合である。しかしながら、被害者等が死亡し、又は身体の故障等によつて直接申請することができないなどの特別の事情がある場合には、その事情及び正当な権利者であることを確認して受理することができる。
(2)　「不適当と認める事項」とは、証明を行うことに弊害がある事項をいう。
　例えば、現に裁判所において係争中のもの、あるいは告訴、告発事件によつて捜査中等の刑事、民事事件に関係する物件の盗難、遺失に対する証明願をいう。
4　証明事務の処理(要綱第6条)について
(1)　証明願の受理は、文書によることとした。
(2)　証明書の文字に加除訂正する場合、文字を削るときは、削るべき文字に横線2条を引き、左側欄外に「削○字」と記載し、文字を加えるときは、訂正箇所の直近上部に加えるべき文字を記載し、訂正した箇所に申請者の認印を押させ、更に、その訂正箇所には申請者等の不正な再訂正を防止するため、証明発行者の職印を押印すること。
5　取扱い上の留意事項(要綱第7条)について
(1)　「確認手続を適正にすること」とは、盗難、遺失等の届出を受理しているかどうかを確認するだけでなく証明願の記載内容等はすべて、被害届、遺失届等と照合して確認することをいう。
(2)　「証明を必要とする事由を確認すること」とは、証明書の使用目的、提出先等を聴取して証明発行の妥当性を判断することをいう。
(3)　「適当な当事者であることを確認する」とは、申請者は、当事者、親権者、委任状を提出した者等多様であるが、発行に当たつては、事情を聴取し身分証明書、名刺等の提示を求め、その関係の確認に努めることをいう。
(4)　「民事事件等に不正使用されるおそれのある事項」とは、申請者が証明書の記載内容に「原因」、「過失の度合」又は「損傷(害)の程度」等を記入した証明願を提出し、証明を求める場合をいう。これらは、いずれも、当事者の利害に関係し、保険額の査定、損害賠償請求など、民事問題に利用されるおそれがあるので、要綱の定める様式に従つて記載するよう願出人に教示すること。
(5)　「発行枚数は必要な限度にとどめること」とは、証明書の発行枚数は原則として1枚であるが、利用目的、提出先、必要性等を検討し必要と認める場合は必要限度の枚数を発行して差し支えないが、必ず証明書の控えに枚数の表示も併せて行うこと。
6　照会に対する回答(要綱第8条)について
　届出証明を発行しないものについて、官公庁、民間会社等から照会があつた場合は、届出の有無及び必要とする理由を確認の上、取扱いの範囲内において口頭、電話等による回答をすることができる。
7　簿冊(要綱第9条)について
　取扱主務課ごとに証明書収受、発行整理簿を備えることを規定した。なお、証明書の控え(副本)は、証明書収受、発行整理簿の末尾に編てつしておくこと。
第4　交通事故証明に係る事項の取扱い
　交通事故に係る証明については、昭和51年1月1日から「自動車安全運転センター神奈川県事務所」において発行することとなつているが、同事務所が業務開始をする以前に県下各警察署で取り扱つたものについては、「自動車安全運転センターへの交通事故関係資料の提供について(昭和50年9月12日付神交指発第422号)」によりさかのぼつて同事務所が証明を発行することとなつているので、その教示等に誤りのないようにすること。
附則
　この要綱は、昭和51年1月1日から施行する。
附則(昭和56年2月16日神務発第111号)

附則(平成元年4月20日例規第25号神務発第399号)

附則(平成5年3月23日例規第11号神務発第345号)

附則(平成7年3月24日例規第8号神務発第452号)

附則(平成11年3月30日例規第11号神総発第72号)

附則(平成18年5月31日例規第42号神駐発第435号神交指発第3680号)

附則(平成19年5月30日例規第21号神管発第286号)

附則(平成21年9月25日例規第31号神務発第1213号)

附則(平成24年7月3日例規第31号神外発第23号)