○神奈川県警察マイクロフイルム文書取扱規程
(昭和54年1月25日神奈川県警察本部訓令第2号)
改正
昭和57年9月14日神奈川県警察本部訓令第12号
昭和58年3月5日神奈川県警察本部訓令第5号

平成4年3月17日神奈川県警察本部訓令第16号
平成5年11月10日神奈川県警察本部訓令第19号

平成6年3月30日神奈川県警察本部訓令第3号
平成12年12月20日神奈川県警察本部訓令第28号

平成13年12月18日神奈川県警察本部訓令第25号
平成19年3月27日神奈川県警察本部訓令第6号

平成22年3月3日神奈川県警察本部訓令第3号
平成26年3月26日神奈川県警察本部訓令第7号

平成28年3月29日神奈川県警察本部訓令第9号
平成31年3月26日神奈川県警察本部訓令第1号

神奈川県警察マイクロフイルム文書取扱規程を次のように定める。
神奈川県警察マイクロフイルム文書取扱規程
目次
第1章　総則(第1条−第5条)
第2章　撮影及び複製(第6条−第12条の4)
第3章　マスターフイルム文書の証明(第13条・第14条)
第4章　マイクロフイルム文書の整理、保存及び定期検査(第15条−第19条)
第5章　マイクロフイルム文書の利用(第20条−第23条)
第6章　補則(第24条・第25条)
附則
第1章　総則
(趣旨)
第1条　この訓令は、神奈川県警察における文書をマイクロフイルムに撮影(スキャナにより読み取り、一時的に電子化した文書をマイクロフイルムに記録する方法及び現像を含む。以下同じ。)して保存し、そのマイクロフイルム文書を原文書と同様に取り扱うことに関し、必要な事項を定めるものとする。
(用語の意義)
第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　文書　神奈川県警察行政文書管理規程(昭和57年神奈川県警察本部訓令第12号。以下「文書規程」という。)第9条に規定する文書(電子文書を除く。)、神奈川県警察の公務に関する書類及び各種記録をいう。
(2)　マイクロフイルム文書　文書を撮影したマイクロフイルムであつて、次号及び第4号に規定するマスターフイルム文書及び活用フイルム文書をいう。
(3)　マスターフイルム文書　法的証拠能力の保有、複製等のため総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が保存するマイクロフイルム文書をいう。
(4)　活用フイルム文書　日常使用するためマスターフイルム文書を複製したマイクロフイルム文書をいう。
(5)　原文書　マイクロフイルムに撮影された文書をいう。
(文書の整理の特例)
第3条　マイクロフイルムに撮影する文書の整理については、文書規程第27条第2項の規定にかかわらず、別に定めるところによる。
(撮影する文書の範囲)
第4条　マイクロフイルムに撮影する文書の範囲は、文書規程第28条第2項の規定に基づき、保存期間が10年以上に設定された文書(次の各号に掲げる文書を除く。)及び総務部長が特に撮影する必要があると認めた文書とする。
(1)　争訟に関係しているもの又は争訟に関係するおそれが特にあるもの
(2)　法令に保存期間の定めのあるもの
(3)　その他文書をそのまま保存することが適当と総務部長が認めたもの
(マイクロフイルム主任等)
第5条　総務部総務課(以下「総務課」という。)に、マイクロフイルム主任、マイクロフイルム文書証明者及びマイクロフイルム検査員を置く。
2　マイクロフイルム主任は警部補の階級にある警察官又はこれに相当する事務職員若しくは技術職員を、マイクロフイルム文書証明者は警部の階級にある警察官又はこれに相当する事務職員若しくは技術職員を、マイクロフイルム検査員は総務課長が命ずる職員をもつて充てる。
3　マイクロフイルム主任は、総務課長の命を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。
(1)　文書のマイクロフイルムへの撮影に関すること。
(2)　マスターフイルム文書の複製に関すること。
(3)　マイクロフイルム文書の整理、保存及び利用に関すること。
(4)　マイクロフイルム関係機材の管理に関すること。
(5)　依頼された文書の保存管理に関すること。
4　マイクロフイルム文書証明者は、総務課長の命を受け、マイクロフイルム文書の証明の事務に従事する。
5　マイクロフイルム検査員は、総務課長の命を受け、マイクロフイルム文書の検査の事務に従事する。
第2章　撮影及び複製
(文書の撮影依頼)
第6条　警察本部の課長、室長及び部の附置機関の長、市警察部長、方面本部長、サイバーセキュリティ対策本部長、警察学校長並びに警察署長(以下「所属長」という。)は、第4条に規定する文書をマイクロフイルムに撮影しようとするときは、当該文書にマイクロフイルム文書撮影依頼書(第1号様式)を添えて、総務課長に提出しなければならない。この場合において、文書には、目次、索引を付す等撮影が能率的に行えるよう必要な整理をしておくものとする。
(撮影命令等)
第7条　総務課長は、前条の規定により撮影を依頼されたときは、当該文書の撮影の適否について審査し、不適当なものがあるときは、当該文書を主管する所属の長(以下「主管所属長」という。)に対し、必要な整備を求めることができる。
2　総務課長は、前項の審査により撮影を適当と認めた文書については、当該文書にマイクロフイルム文書撮影・複製命令書(第2号様式)を添えてマイクロフイルム主任に当該文書をマイクロフイルムに撮影し、及びマスターフイルム文書を複製することを命令するものとする。この場合において、争訟に関係するおそれのあるものについては、証明を要する旨を指定するものとする。
(マイクロフイルムの規格)
第8条　文書を撮影するマイクロフイルムの規格は、16ミリ幅マイクロフイルム(無孔)とし、国際標準化機構が定めた規格（ISO18906:2000）の安全写真フイルムとする。
(撮影の準備)
第9条　マイクロフイルム主任は、第7条の規定により撮影を命ぜられた文書について、撮影を担当する職員(以下「撮影担当者」という。)を指揮し、次に掲げる順序に従い撮影の準備をしなければならない。この場合において、第1号の事務は、主管所属長の意見を聴いて行うものとする。
(1)　保存の必要がないと認められる添付書類、資料等があるときは、これらを引き抜き整理する。
(2)　紙面の損傷の有無について点検し、撮影に不適当なものがあるときは、所要の補修を行う。
(3)　編冊された文書は、原則として一葉ずつ分離し、原文書の撮影順序の確認を行つた後、文書番号を付す。
(4)　別に定める方法によるターゲット等をそう入する。
2　マイクロフイルム主任は、第13条の規定により証明を要するものとして指定された文書について前項第1号から第3号までに掲げる事務を行う場合には、主管所属長の命ずる職員を立ち会わせなければならない。
(撮影の実施)
第10条　マイクロフイルム主任は、撮影担当者を指揮し、別に定める基準に従い撮影を行わなければならない。
2　前項の撮影がスキャナにより読み取り、一時的に電子化した文書をマイクロフイルムに記録する方法によるときは、電子化した文書を速やかにマイクロフイルムに記録するものとする。この場合において、電子化した文書に変更を加えてはならない。
3　撮影は、総務課マイクロフイルム室で行うものとする。
4　総務課長は、第13条の規定により証明を要するものとして指定した文書及び秘密文書をマイクロフイルムに撮影させる場合は、主管所属長の命ずる職員を立ち会わせなければならない。
(撮影後の検査等)
第11条　マイクロフイルム検査員は、マスターフイルム文書を別に定める基準に従い、検査しなければならない。
2　マイクロフイルム検査員は、前項の規定による検査の結果、同項の規定による基準に適合するマスターフイルム文書のうち、証明するものとして指定されたものについては、その旨をマイクロフイルム文書証明者に速やかに通知するものとし、同項の規定による基準に適合しないマスターフイルム文書については、速やかにその旨を総務課長に報告しなければならない。
(再撮影の命令)
第12条　総務課長は、前条第2項の規定による報告を受けたときは、マイクロフイルム主任に当該文書の再撮影を命じなければならない。この場合において、当該マスターフイルム文書の末尾に当該修正すべき部分を再撮影したマスターフイルム文書を接合して措置することを命ずることができる。
2　前項後段の再撮影の命令は、マイクロフイルム文書撮影・複製命令書により行うものとする。
3　前2条の規定は、再撮影したマスターフイルム文書の検査について準用する。
(複製)
第12条の2　マイクロフイルム主任は、第11条第1項(第12条第3項において準用する場合を含む。)の規定による検査の結果、同項の基準に適合するマスターフイルム文書について、撮影担当者を指揮し、その複製を行わなければならない。
(複製後の検査)
第12条の3　マイクロフイルム検査員は、前条の規定により複製した活用フイルム文書を第11条第1項の基準に従い、検査しなければならない。
2　マイクロフイルム検査員は、前項の規定により検査した活用フイルム文書が第11条第1項の基準に適合しないと認めたときは、速やかにその旨を総務課長に報告しなければならない。
(再複製の命令等)
第12条の4　第12条第1項(後段を除く。)及び第2項の規定はマスターフイルム文書の再複製の命令に、前条の規定は再複製した活用フイルム文書の検査について準用する。
第3章　マスターフイルム文書の証明
(証明の方法)
第13条　マイクロフイルム文書証明者は、第11条第2項の規定による通知を受けたときは、速やかに当該マスターフイルム文書について証明をしなければならない。
2　前項に規定する証明は、マイクロフイルム文書証明者が原文書の存在すること及びマスターフイルム文書と原文書とを対照し、相違なく正写されていることが確認された場合に、マスターフイルム文書証明書(第3号様式)に必要事項を記入の上、署名し、マイクロフイルム文書証明者印(第4号様式)を押し、当該マスターフイルム文書証明書をマスターフイルム文書の末尾に、別に定める方法によりはり付けることにより行うものとする。
3　前項に規定する証明は、総務課マイクロフイルム室で行わなければならない。
(証明の記録等)
第14条　マイクロフイルム文書証明者は、証明が終了したとき及び第12条第1項後段の規定により接合して措置されたマスターフイルム文書について証明を行つた場合は、その旨をマスターフイルム文書証明記録簿(第5号様式)に記入するとともに、証明した旨をマイクロフイルム主任に通知し、及び総務課長に報告しなければならない。
2　前項の通知又は報告を受けたマイクロフイルム主任及び総務課長は、証明についての事実を確認の上、マスターフイルム文書証明記録簿に確認の印を押すものとする。
第4章　マイクロフイルム文書の整理、保存及び定期検査
(マスターフイルム文書台帳の作成)
第15条　マイクロフイルム主任は、第13条の規定による証明が終了したマスターフイルム文書及び証明を要しないマスターフイルム文書で第11条第1項の規定による基準に適合したものについて、マスターフイルム文書台帳(第6号様式)を作成しなければならない。
2　マイクロフイルム主任は、第12条の2の規定により複製した活用フイルム文書のうち第12条の3第1項の基準に適合したものについて、マスターフイルム文書台帳に記録しなければならない。
(保存期間)
第16条　マイクロフイルム文書の保存期間は、原則として原文書の保存期間とする。
(保存場所等)
第17条　マイクロフイルム文書(第21条第1項の規定により貸し出した活用フイルム文書を除く。)の保存場所は、総務課マイクロフイルム室とする。
2　マイクロフイルム主任は、マスターフイルム文書台帳に記入されているマイクロフイルム文書を別に定める分類に従い、マイクロフイルム保管室に保存しなければならない。
(定期検査)
第18条　マイクロフイルム検査員は、次の各号に掲げる時期に前条の規定によりマイクロフイルム保管室に保存されているマスターフイルム文書について、別に定める基準に従い検査しなければならない。
(1)　マスターフイルム文書の撮影後4月を経過する日の属する月
(2)　毎年10月
2　マイクロフイルム主任は、前項の規定による検査が終了したときは、その結果をマスターフイルム文書台帳に記入するとともに、同項の規定による基準に適合しないものがあるときは、速やかにその旨を総務課長に報告しなければならない。
(定期検査後の再撮影等の命令等)
第19条　総務課長は、前条第2項の規定による報告を受けたときは、原文書を再撮影し、原文書が存在しないときは、マスターフイルム文書の再製の措置を講じなければならない。
2　前項の再撮影及び再製は、マイクロフイルム文書撮影・複製命令書により行うものとする。
3　マイクロフイルム検査員は、再撮影し、又は再製したマスターフイルム文書を検査しなければならない。第11条の規定は、この場合について準用する。
第5章　マイクロフイルム文書の利用
(マイクロフイルム文書の閲覧及び複写)
第20条　マイクロフイルム文書を閲覧しようとする者又は複写を依頼しようとする職員(以下「閲覧者」という。)は、マイクロフイルム文書閲覧(複写)票(第7号様式)に所要の事項を記入し、マイクロフイルム主任の承認を得なければならない。この場合において、閲覧者の属する所属以外の文書で、当該所属の職員以外に閲覧させないものとして指定されたものを閲覧しようとするときは、主管所属長の承認を得なければならない。
2　マイクロフイルム主任は、必要があると認めるときは、マイクロフイルム文書の閲覧又は複写を一時停止することができる。
3　閲覧者は、閲覧し、又は複写しようとするマイクロフイルム文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに切断、まつ消、訂正等をしてはならない。
4　閲覧者は、閲覧又は複写に際し、マイクロフイルム文書を損傷し、若しくは紛失したとき又は当該マイクロフイルム文書に異常を認めたときは、直ちにマイクロフイルム主任に届け出て、その指示を受けなければならない。
(貸出し)
第21条　総務課長は、主管所属長の依頼により、活用フイルム文書を貸し出すことができる。
2　前項の規定により活用フイルム文書を貸し出すときは、マイクロフイルム文書撮影依頼書により行うものとする。
3　主管所属長は、貸出しを受けた活用フイルム文書を利用する必要がなくなつたとき又は当該活用フイルム文書の保存期間が満了したときは、当該活用フイルム文書を総務課長に返納しなければならない。
(貸出しの禁止)
第22条　マスターフイルム文書の貸出しは、認めない。
(マイクロフイルム文書の廃棄)
第23条　総務課長は、毎年、保存期間を満了したマイクロフイルム文書について、マイクロフイルム文書廃棄目録(第8号様式)を作成し、総務部長の決裁を受け、当該マイクロフイルム文書を廃棄しなければならない。
2　総務課長は、保存期間が満了したマイクロフイルム文書であつても、主管所属長の請求があり、かつ、総務課長がその保存の必要を認めるときは、なお期間を限り保存することができる。
3　マイクロフイルム文書の廃棄は、焼却等の方法により行うものとする。
第6章　補則
(原文書の廃棄の特例)
第24条　原文書は、第18条の規定による撮影後4月を経過する日の属する月に行う検査が終了したとき、文書規程に定める保存年限にかかわらず、廃棄するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するもので、総務部長が特に必要と認めるものは、この限りでない。
(1)　行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求その他争訟に関係し、又は関係するおそれが予想されるもの。
(2)　原文書をそのまま保存することが適当と認められるもの。
(委任)
第25条　この訓令の施行に関し必要な事項は、総務部長が定める。
附則
1　この訓令は、昭和54年2月1日から施行する。
2　神奈川県警察文書規程(昭和38年神奈川県警察本部訓令第25号)の一部を次のように改正する。
　目次中「(第39条―第43条)」を「(第39条―第43条の2)」に改める。
　第4章中第43条の次に次の1条を加える。
　(マイクロフイルムへの撮影)
第43条の2　総務課長は、神奈川県警察における保存文書をマイクロフイルムに撮影することができる。
2　前項の規定により行う保存文書のマイクロフイルムへの撮影及び撮影したマイクロフイルムの取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則(昭和57年9月14日神奈川県警察本部訓令第12号)抄
(施行期日)
1　この訓令は、昭和57年10月1日から施行する。
附則(昭和58年3月5日神奈川県警察本部訓令第5号)
この訓令は、昭和58年3月5日から施行する。
附則(平成4年3月17日神奈川県警察本部訓令第16号)
この訓令は、平成4年4月1日から施行する。
附則(平成5年11月10日神奈川県警察本部訓令第19号)
1　この訓令は、平成6年1月1日から施行する。
2　この訓令施行の際、旧規定に基づいて作成した用紙は、当該用紙が残存する間使用することができる。
附則(平成6年3月30日神奈川県警察本部訓令第3号)
この訓令は、平成6年4月1日から施行する。
附則(平成12年12月20日神奈川県警察本部訓令第28号)
1　この訓令は、平成13年1月1日から施行する。
2　第2条の規定による改正前の神奈川県警察処務規程第3号様式、第4条の規定による改正前の神奈川県警察逓送規程第2号様式及び第6条の規定による改正前の神奈川県警察マイクロフイルム文書取扱規程第1号様式に基づいて作成した用紙は、なお当分の間、必要な調整をして使用することができる。
附　則(平成13年12月18日神奈川県警察本部訓令第25号)
1　この訓令は、平成14年1月1日から施行する。
2　この訓令の施行の際現に改正前の第8条の規定に基づいて撮影した35ミリ幅マイクロフイルム(無孔)は、当該マイクロフイルムが残存する間なおその効力を有する。
附則(平成19年3月27日神奈川県警察本部訓令第6号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月3日神奈川県警察本部訓令第3号)
この訓令は、平成22年3月3日から施行する。
附則(平成26年3月26日神奈川県警察本部訓令第7号)
この訓令は、平成26年3月26日から施行する。
附則(平成28年3月29日神奈川県警察本部訓令第9号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月26日神奈川県警察本部訓令第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
第1号様式(第6条、第21条関係)
マイクロフイルム文書撮影依頼書
[別紙参照]
第2号様式(第7条、第12条、第19条関係)
マイクロフイルム文書撮影・複製命令書
[別紙参照]
第3号様式(第13条関係)
マスターフイルム文書証明書
[別紙参照]
第4号様式(第13条関係)
マイクロフイルム文書証明者印
[別紙参照]
第5号様式(第14条関係)
マスターフイルム文書証明記録簿
[別紙参照]
第6号様式(第15条、第17条、第18条関係)
マスターフイルム文書台帳
[別紙参照]
第7号様式(第20条関係)
マイクロフイルム文書閲覧(複写)票
[別紙参照]
第8号様式(第23条関係)
マイクロフイルム文書廃棄目録
[別紙参照]